Efficiënte Crisiscommunicatie via SMS in lockdown tijden

Communicatie. Dit allesomvattende begrip wordt van nog groter belang wanneer crisissituaties zich voor doen. Maar hoe ga je juist te werk? Hier zijn enkele vuistregels.

1. Voorbereiding
   Het is niet altijd mogelijk om goed voorbereid te zijn in tijden van crisis. Vaak wordt je er als werkgever zelf door verrast. Probeer daarom in de mate van het mogelijke, snel te handelen en met de voornaamste stakeholders een juist communicatiekader op te stellen. Een ‘crisiscommunicatieplan’ lijkt vaak een overbodige luxe, maar bewijst zijn belang des te meer wanneer een crisis zich voordoet. Take away: ga nooit als een kip zonder kop te werk. Beter een fractie later en juist, dan te snel en niet geheel sluitend of correct.
    
2. Communiceer! Niemand zit te wachten op een ‘geen commentaar’
   Communiceer! En doe het onderbouwt. Zorg dat er een duidelijke lijn in je communicatie zit en probeer geen onrust te zaaien. Laat zien dat je de situatie onder controle hebt en hou er een transparante en open communicatie op na.
    
3. Inside out. Goede interne communicatie is het halve werk. En vooral uniform over de hele lijn
   Communiceren begint bij het inlichten van je personeelsleden en stakeholders. Zorg dat zij op de hoogte zijn van de maatregelen. Het is een pijnlijke kwestie als werknemers het laatste nieuws via de pers moeten vernemen. Zorg dat iedereen tijdig weet wat er gaande is. Enkel zo kunnen zij ook uniform reageren en geen ‘fake news’ rondbazuinen.
    
4. Communicatie is een balans tussen snelheid, maar ook correctheid. Uniformiteit
   De balans tussen snelheid, correctheid en uniformiteit is van cruciaal belang in tijden van crisis en onzekerheid. Wacht niet af, maar durf zelf initiatief te nemen. Roep alle verantwoordelijken bij elkaar en baken een communicatiekader af. Op deze manier zorg je dat je communicatie uniform en correct blijft.

Hoe kan ik te werk gaan als werkgever / organisatie?
Als werkgever of organisatie moet je vaak verschillende grote groepen van juiste communicatie voorzien. Hiervoor is sms het perfecte kanaal. Voornamelijk door de snelheid, toegankelijkheid en interactiviteit van het medium. Daarboven op is het een goedkope manier om veel berichten op een korte tijdspanne de wereld in te sturen. Het grootste voordeel van sms’en is dat het toegankelijk is voor alle lagen van de bevolking en kan het rekenen op enorme open ratio’s.

De troeven:

• Enorme openratio’s
  • Toegankelijk.
• Bulk toepassingen
  • Met respons mogelijkheden
• Goedkoop en snel
• Persoonlijk
• Betrouwbaar

Template messages:

• Winkelomgeving
  Intern:
  
  Dag [Naam]
  
  Op de vergadering betreffende het coronavirus zijn strengere veiligheidsmaatregelen aangekondigd voor het welzijn van het personeel.
• • Vermijd onnodig contact
    • Moedig elektronisch betalen aan
  • Verhoogde hygiëne maatregelen
    • Alcoholische handgels
  • Voel je je onwel?
    • Blijf thuis en passeer langs je arts

           Ik hou u op de hoogte over verdere ontwikkelingen.

Extern:
Dag [Naam]

Door de problematiek rond het Coronavirus zijn wij genoodzaakt de winkels te sluiten. De veiligheid van onze personeelsleden en bezoekers kunnen we niet langer garanderen.
We houden u op de hoogte over de verdere ontwikkelingen

Tot snel

• Scholen
  Intern:
  Dag [Naam]
  
  Op de vergadering betreffende het coronavirus werden strengere veiligheidsmaatregelen aangekondigd om de veiligheid van personeel en studenten te garanderen.
• • Vermijd onnodig contact
  • Verhoogde (hand)hygiëne maatregelen
    • Alcoholische handgels
  • Voel je je onwel?
    • Blijf thuis en passeer langs je arts
  • Voldoende water drinken

Zodra we over mee info beschikken, ben jij de eerste die het hoort.

Extern:
Dag student, ouder

Wegens de verstrengde maatregelen vanuit de regering, zal [De School] de komende 3 weken gesloten zijn. De veiligheid van de studenten, leerkrachten en de omgeving kan niet langer worden gewaarborgd.

Zodra er meer info ter beschikking is, laten wij het u weten

Groet

• Interimkantoren
  Dag [NAAM]
  De verstrengde maatregelen zorgen ervoor dat er onduidelijkheid heerst op arbeidsniveau.
  Bij vragen, kan u ons bereiken op volgend telefoonnummer: 123 456 789 of door te antwoorden op deze sms.
  
  Groet
  Interimteam.
   
• Horeca
  Dag [Naam]
  Door de problematiek rond het Coronavirus zijn wij genoodzaakt [Het Restaurant] te sluiten.
  De veiligheid van onze personeelsleden en bezoekers kunnen we niet langer garanderen.
  
  Hopelijk, tot snel
• Gemeenten
  Beste burger, [NAAM]
  Via dit officiële bericht van de [Gemeente/stad] laten we u weten dat alle informatie over de maatregelen inzake het coronavirus terug te vinden is op onze website.
  [Website, www.jouworganisatie.be]
  
  Zodra we over meer informatie beschikken, laten we het u weten.
  
  Met vriendelijke groet